Eurelo Tech Know-How
Przeprowadzka firmy – jak powinno przebiegać to przedsięwzięcie?
Przeprowadzka do nowej siedziby oznacza najczęściej zmianę na lepsze. Zanim jednak pracownicy będą mogli cieszyć się komfortem pracy w nowym miejscu, czeka ich wiele obowiązków związanych z planowaniem, pakowaniem i transportem. Podczas przeprowadzki firmy trzeba zadbać nie tylko o to, by zabrać ze sobą cały sprzęt, dokumenty, wyposażenie, ale także o zapewnienie ciągłości produkcji i obsługi klientów. Jak dobrze przygotować się do tego przedsięwzięcia?
Planujesz przeprowadzkę firmy? Pamiętaj o właściwym przygotowaniu
Dobrze zorganizowana przeprowadzka firmy może trwać nawet jeden dzień. Jest to jednak możliwe tylko wówczas, jeśli jest poprzedzona miesiącami przygotowań. To, co powinno zostać przewiezione, w jaki sposób i w jakiej kolejności, wymaga wielu ustaleń, spotkań, współpracy pomiędzy działami.
Jeśli masz być osobą odpowiedzialną za przeprowadzkę, musisz pomyśleć o zabezpieczeniu przewożonych przedmiotów, ich odpowiednim oznakowaniu, a także o tym, gdzie będą składowane w nowym miejscu i w jakiej kolejności rozpakowywane.
Twoim głównym celem nie powinno być dążenie do tego, by przeprowadzka firmy przebiegła idealnie – to, że zagubieniu ulegną nieliczne drobiazgi, jest niemal pewne. Ważne jest przede wszystkim, by cały proces przebiegł sprawnie, a pracownicy mogli jak najszybciej zacząć pracę w nowym miejscu.
Oto kilka podpowiedzi, w jaki sposób możesz zadbać o firmowe zasoby podczas przeprowadzki:
- Dokumenty papierowe – najlepiej spakować je w kartony i dokładnie opisać. Pamiętaj, że w dokumentach znajdują się między innymi dane osobowe, dlatego szczególnie należy zadbać o ich bezpieczeństwo i transport zgodny z zaleceniami RODO.
- Komputery, laptopy i inny sprzęt elektroniczny – zadbaj o to, by były zabezpieczone przed uszkodzeniami mechanicznymi. To jednak nie wszystko – przed przeprowadzką należy wykonać kopie zapasowe ważnych plików na zewnętrznych nośnikach, aby zapobiec utracie danych.
- Wyposażenie biurowe – większe elementy wyposażenia: szafy, regały, biurka, powinny być przewożone w częściach. Przed przeprowadzką koniecznie sprawdź wymiary – czasami może się okazać, że niektóre meble nie będą mieściły się w nowych pomieszczeniach.
- Towar znajdujący się w magazynie – jeśli Twoja firma zajmuje się produkcją lub handlem, w pomieszczeniach magazynowych mogą znajdować się tysiące produktów. Najlepiej zaplanować ich transport z wyprzedzeniem. Wykorzystaj do tego ofertę firmy zajmującej się przewozem drobnicowym.
- Urządzenia, linie produkcyjne. To najbardziej skomplikowany element całego przedsięwzięcia. Jeśli w Twojej firmie wykorzystywany jest tego typu sprzęt, jego demontażem i transportem prawdopodobnie nie będą zajmowali się etatowi pracownicy, ale specjalizująca się w takich usługach firma. Twoim zadaniem będzie znalezienie odpowiedniego wykonawcy usługi i zaplanowanie relokacji urządzeń w optymalnym terminie, tak aby zapewnić ciągłość produkcji.
Kiedy warto skorzystać z usług firmy zajmującej się obsługą przeprowadzek?
Czy Twoja firma posiada własne ciężarówki, dźwigi do załadunku towaru, sprzęt potrzebny do demontażu urządzeń? Czy masz do dyspozycji wykwalifikowanych pracowników, którzy odpowiednio spakują, zabezpieczą i przewiozą firmowe mienie w nowe miejsce? A przede wszystkim – czy wiesz, jak zorganizować cały proces tak, by firma mogła działać bez dłuższych przerw?
Przeprowadzka firmy zdarza się raz na kilka, może nawet kilkanaście lat. W takiej sytuacji utrzymywanie zasobów potrzebnych do realizacji całego procesu byłoby nieopłacalne. Decydując się na skorzystanie ze wsparcia firmy oferującej usługi planowania, transportu i relokacji, zyskujesz nie tylko dzięki ograniczeniu kosztów przeprowadzki.
Korzyści dla firmy to także optymalne wykorzystanie zasobów – Twoi pracownicy mogą wykonywać codzienne zadania. Nie będą im przeszkadzały przygotowania do przeprowadzki firmy. Maszyny produkcyjne mogą działać niemal do samego końca, a ich transport i montaż w nowej siedzibie przebiegnie szybko i sprawnie.
Demontaż, transport, montaż w nowym miejscu – na czym polega relokacja urządzeń?
Gdy swoją siedzibę zmienia firma usługowa, posiadająca niewielką liczbę środków trwałych, wystarczy zadbać jedynie o transport wyposażenia biura, sprzętu elektronicznego i dokumentów. Gdy do nowej siedziby przenosi się firma produkcyjna lub zajmująca się handlem i posiadająca własne magazyny, przeprowadzka oznacza poważne wyzwanie logistyczne. Na miejscu znajdują się zazwyczaj duże maszyny lub całe linie produkcyjne, których nie da się przetransportować za pomocą ogólnodostępnego sprzętu.
Właśnie w takich przypadkach przedsiębiorstwa z sektora przemysłowego korzystają z usług relokacji. Czy wiesz, że przeprowadzka firmy – nawet takiej, która posiada wielkopowierzchniowe magazyny i hale produkcyjne – nie musi oznaczać wielotygodniowej przerwy w realizacji procesów? Dobre przygotowanie demontażu, transportu i montażu maszyn od strony technicznej pozwala uniknąć przestojów i rozpocząć na nowo produkcję praktycznie od razu po przeprowadzce.
Relokacja maszyn i linii produkcyjnych składa się z kilku etapów:
- demontażu – rozłożeniu sprzętu na części i odłączeniu od instalacji;
- zabezpieczeniu na czas transportu;
- załadunku na naczepy samochodów ciężarowych za pomocą dźwigów;
- transportu – zazwyczaj odbywa się to w formie przewozów ponadgabarytowych;
- przygotowania miejsca pod instalację urządzeń w nowej siedzibie firmy;
- ponownego montażu sprzętu i podłączenia do instalacji.
Ze specjalistycznych usług transportowych mogą korzystać także inne firmy, w których używane są sprzęty o dużych gabarytach, np. budowlane. Koparki, walce czy żurawie nie są przystosowane do samodzielnego przemieszczania się na duże odległości, dlatego podczas przeprowadzki firmy konieczne jest załadowanie ich na naczepę samochodu ciężarowego i przewóz transportem ponadgabarytowym.
Potrzebujesz wsparcia podczas przeprowadzki firmy? Skorzystaj z naszych usług – skontaktuj się z nami, aby ustalić szczegóły!